Blok forma. Pisanje u blok formi prvenstveno podrazumeva da odlomci počinju u istoj ravni i da se između odlomaka pravi red razmaka. I podaci primaoca i ostali dijelovi pisma također su poravnani sa osnovnim sadržajem pisma.

Zupčasta forma. Nasuprot prethodnoj, u zupčastoj formi se odlomci ne razdvajaju redom razmaka, nego se nastavljaju odmah jedan ispod drugog. Odlomci se razlikuju po tome što se početak svakog od njih malo uvlači. Podaci pošiljaoca se ovdje mogu ispisati na sredini strane, poput naslova. Vaš potpis, odnosno potpis pošiljaoca se stavlja u desni donji dio pisma.

Kombinovana forma. Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi, osim što se podaci primaoca, kao i potpis pošiljaoca stavljaju u desni dio pisma.

Slobodna forma. Generalno nije neophodno da se u dlaku pridržavate svih pravila forme pisama. Raspored nekih elemenata malo možete i da mijenjate, sve dok ne narušavate jasnost odvajanja odlomaka, sadržajnost, preglednost i urednost pisma, odnosno dokle god su svi neophodni elementi na broju i dokle god je na prvi pogled uočljivo ko piše kome, koja je osnovna svrha pisma, kada je pisano i da li ga prati dodatna dokumentacija. Ovo smo mi nazvali “slobodna forma”.

Kako odabrati formu? Blok forma je pogodnija za kraća pisma, obzirom na razmake koji se stavljaju, te se vizuelno dobija na dužini teksta. Sa zupčastom formom štedite na prostoru, tako da više teksta može stati na jednu stranu. Zupčasta forma se naziva još i “evropska, svečana” forma, te se može koristiti pri obraćanju značajnim poslovnim partnerima, za pisanje molbi i slično, mada ovo više i nije striktno pravilo. Blok forma je poznata i kao “američka”, pa vam ova određenja možda mogu pomoći da formu pisanja prilagodite geografskom porijeklu primaoca.

Adresant – pošiljalac pisma. Podaci pošiljaoca se uvijek prvi naznačavaju u pismu. Oni mogu biti u zaglavlju, kao memorandum kompanije, ili se mogu otkucati (naziv ili ime pošiljaoca, adresa i mesto, telefon, faks, e-mail, web adresa ili drugi bitni podaci).

Adresat – primalac pisma (osoba, organizacija, kompanija…). Ispod podataka o pošiljaocu se uvijek naznačavaju podaci adresata – naziv organizacije i eventualno ime osobe kojoj je pismo upućeno, adresa i mesto.

Mjesto i datum pisanja. Ovo obavezno naznačite u pismu. U principu se piše u gornjem desnom uglu strane, međutim, ako imate prostora u donjem lijevom uglu strane, možete i tamo naznačiti mjesto i datum.

Oslovljavanje primaoca. Ako pišete konkretnoj osobi, pismo započnite sa “Poštovani gospodine XY,” ili “Poštovana gospođo-ice XY,”. Ukoliko ne znate ime osobe kojoj pišete, stavite samo “Poštovani”. Ukoliko već poznajete osobu kojoj se obraćate i imate sa njom prisniji odnos, oslovljavanje može biti neformalnije, tipa “Dragi gospodine XY” ili “Draga Sanja” i slično.

Predmet. Pismo ne mora da započinje oslovljavanjem adresata, nego da sadrži samo naznaku predmeta pisma, u kratkom i jasnom opisu. Ispod predmeta se pravi jedan red razmaka i počinje prvi pasus pisma. Na primer, ” Predmet : Ponuda”

Tijelo pisma i pozdrav. U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja, a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi vašeg pisma. U posljednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vašeg pisma. Pismo završite sa prigodnim pozdravima tipa “Uz poštovanje”, “Očekujući Vašu narudžbu”, “Mi Vas sa poštovanjem pozdravljamo”, “Pozdravljam Vas u nadi da ćemo sarađivati na obostrano zadovoljstvo”, “Očekujući Vaš odgovor, srdačno Vas pozdravljam” i slično.

Potpis pošiljaoca. Na kraju pisma se obavezno potpišite, a uz potpis otkucajte i puno ime i prezime, i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje.

Prilozi. Ako uz pismo šaljete i dodatne dokumente, obavezno to naznačite tako što ćete u donjem lijevom uglu strane napisati “Prilozi:” i ispod toga ih nabrojati pod crticama.

Dužina pisma. Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu. Ukoliko imate potrebu da primaocu skrenete pažnju i na podatke kojih ima mnogo, ukratko ih spomenite u pismu, a detaljnije ih predstavite u prilogu koji dostavljate. Poslovna komunikacija treba da bude kratka i jasna, koliko god je to moguće, i da već u početku pisma bude vidljivo koja je svrha pisanja. Ukoliko vaše pismo ipak ima više strana, a šaljete ga poštom, postarajte se da stranice budu zaheftane.