Danas smo svjedoci porasta korištenja elektronske pošte kao sredstva komuniciranja u svim prilikama.

Svako poslovno komuniciranje ima šansu da bude bar djelimično realizovano na ovaj način, i kako bi ostavili dobar prvi utisak i poslali sagovorniku poruku da smo vaspitan, ozbiljan i profesionalan radnik, potrebno je da povedemo računa o načinu na koji pišemo elektronsku poštu.

Primjer poslovnog emaila: polje „To:“ služi za adresu primaoca poruke; polje „Cc:“ služi za osobu koja iz nekog razloga također treba da vidi kopiju poruke, ali poruka nije njoj upućena niti se od nje traži odgovor, pri čemu će osnovni primalac poruke biti svjestan da neko treće lice ima uvid u poruku; polje „Bcc:“ (blind carbon copy) služi za adresu onoga ko će primiti kopiju poruke, ali tako da osnovni primalac ne vidi da je još neko primio kopiju poruke. Polje subject ukazuje na temu cijele poruke, i ovaj „naslov“ bi trebao biti kratak ali opisan i informativan, kako bi primalac znao da li i kada da otvori poruku zavisno od vremena sa kojim raspolaže u tom trenutku – nije dovoljno u polje „subject“ napisati „Prijedlog…“ nego „Prijedlog za novi sastanak“ ili „Hitno – izjašnjavanje o novoj proceduri ulaska u objekat“. Prilozi koji se šalju uz poruku (datoteke koji se stavljaju u attachment) bi također trebali biti imenovani opisno.

Za razliku od klasičnog poslovnog pisma, elektronska pošta (email) je relativno nov način komuniciranja, međutim zbog svoje brzine i ekonomičnosti brzo je postala zastupljena u privatnom i poslovnom komuniciranju.

Osnovna načela koja važe za klasično poslovno pismo svakako važe i za poslovnu elektronsku poštu. U skladu sa time, nije preporučljivo dugo pisati elektronsku poruku, niti dopustiti da se oduži davanje odgovora na email koji smo dobili od nekoga, već odgovoriti treba odmah po čitanju poruke. Pri čitanju emailova koje smo dobili od drugih najbolje je odmah i odgovarati na njih – ukoliko čitamo više poruka jednu za drugom, a ostavljamo pisanje odgovora za kasnije, često se desi da na neku od poruka zaboravimo da odgovorimo, pa je bolje da po čitanju svake poruke odmah na nju i odgovorimo.

Kao i klasično poslovno pismo, i email bi trebao da poštuje vrijeme čitaoca, pa nije poželjno pisati dugačke elektronske poruke, naročito u jednom velikom pasusu teksta. Čitalac teži da za svega nekoliko sekundi „preleti“ preko cijelog dugačkog teksta kako bi znao da li da ga čita detaljnije. Zbog toga, ukoliko već moramo da pišemo dugačku poruku, potrudićemo se da odvojimo u zasebne pasuse svaku smisaonu cjelinu.

Kako je elektronska pošta posredan način komuniciranja, nije preporučljivo putem nje komunicirati o osjetljivim temama, jer su velike šanse da druga strana pogrešno razumije poruku (jer nismo u blizini da detaljnije objasnimo problem, niti možemo na vrijeme primjetiti reakciju druge strane i momentalno reagovati, kao što možemo u neposrednom razgovoru licem u lice). Također, o povjerljivim temama ne bi trebali komunicirati na ovaj način, jer nikada ne znamo sa sigurnošću ko sve ima pristup računaru ili nalogu primaoca. Dalje, elektronska pošta služi za komuniciranje koje nije strogo vremenski određeno (jer pošiljalac ne zna kada će primalac pročitati poruku niti kada će na nju odgovoriti) pa hitne dogovore ne treba obavljati na ovaj način ukoliko želimo siguran i brz ishod.

Osobina elektronske pošte da se prenosi putem interneta omogućava da ista bude prenešena od pošiljaoca do primaoca skoro momentalno, uz minimalne šanse da će biti zagubljena na svom putu, što je velika prednost u odnosu na klasično pismo.
Također, elektronska pošta često biva posmatrana kao neposrednija i ličnija, pa je bolja za neformalno komuniciranje o radnim zadacima. To ne znači da ćete se neformalno postaviti prema nekome koga ne znate ili koga poštujete – svaki zvanični email treba da počne sa učtivom frazom kao što je:

„Poštovana gospođo Teletović,
obraćam Vam se povodom razgovora koji smo vodili prošle sedmice…“
i da se takođe završi sa učtivom frazom kao što je:
„S poštovanjem,
Armin Muzaferović“.

Poslovni email nikada ne bi trebao da počne sa frazama kao što su „Dobar dan“, ili „Pozdravljam!“ niti bi trebao da počne samom rečenicom osnovnog teksta, bez oslovljavanja.
Kako se zvanično komunicira sa nekim, poželjno je izbjegavati fraze i skraćenice koje neformalno koristimo, a u poslovnom emailu nije preporučljivo slati ni simpatične sličice (takozvane „smajlije“).